Laskun tulkinta
Noviaria Oy pyrkii toimimaan läpinäkyvällä tavalla, ja tästä syystä haluamme että myös laskutuksemme on helposti tulkittavissa ja seurattavissa. Noudatamme ICT-alan vakiintuneita kauppatapoja mutta informaatio- ja kommunikaatioalan terminologia saattaa olla vaikeasti tulkittavissa sen hyvin teknisen luonteensa johdosta. Tästä syystä olemme luoneet tämän ohjeen, jonka tarjoaa syventävää tietoa laskutuksessa käytetyistä termeistä, ja siitä, kuinka laskunne loppusumma on muodostunut.
Laskun rakenne
- Laskun etusivulla näette mm. laskutus- ja toimitusosoitteenne. Toimitusosoite tulostetaan laskulle vain, jos se eroaa laskutusosoitteesta.
- Oikealta löydätte mm. asiakasnumeronne ja laskun numeron, päiväyksen ja laskutuskauden sekä muut laskutusehdot, kuten viivästyskoron.
- Erittelyosiossa listataan kaikki laskutusnimikkeet, joista kyseinen lasku koostuu. Tässä osioissa näette tarkemmin, miten laskun kokonaismäärä on laskutuskauden aikana kehittynyt. Näette laskutuskauden aikana tehdyt hankinnat ja muodostuneet kulut sekä maksetut lyhennykset.
- Tästä osiosta löydätte tarvittavat tiedot laskun maksua varten eli saajan tilinumeron, nimen ja viitenumeron sekä maksettavan yhteismäärän. Käytättehän aina viitenumeroa maksaessanne laskua, jotta suorituksenne kohdistuisi automaattisesti oikein reskontrassamme. Tällä tapaa varmistatte, että ette saa aiheettomia maksumuistutuksia ja että palvelunne jatkuvuus on turvattu. Pyydämme myös tarkistamaan, että käytätte oikeaa saajan tilinumeroa.
Laskutusnimikkeet
Internetsivun ylläpitopalvelut
Tämä laskutusnimike kattaa palvelintilan, jolle kyseinen internetsivu on asennettu eli jossa se "elää". Tekniseltä nimeltään tätä kutsutaan myös hosting- tai joskus myös webhotelli-palveluksi.
Internetsivun muutos-/päivitystyöt, Internetsivun tekninen toteutus
Kyseinen laskutusnimike sisältää mm. ohjelmointi- ja asennustyöt, jotka kohdistuvat mainittuun internetsivuun. Nimikettä "Internetsivun tekninen toteutus" käytetään kun luodaan kokonaan uutta internetsivua ja nimikettä "muutos-/päivitystyöt" kun laskutus kohdistuu jo olemassaolevaan Internetsivuun.Digitalisointi ja graafiset työt
Tämä laskutusnimike kattaa mm. internetsivuston ulkoasun, ilmeen, käyttöliittymien ja logojen pilkkomisen valmiista lähdemateriaalista ja käytännön digitaalisen toteutuksen, kuten esimerkiksi Adobe Photoshop-tiedoston toteuttaminen. Laskutusnimike kattaa myös materiaalien muunnon kuten digitalisoinnin (mm. skannaus, A/D-muunnokset), formaattimuunnokset (mm. värimaailmamuunnokset esim. RGB -> CMYK).
Verkkotunnuksen ylläpitopalvelut
Tämä laskutusnimike sisältää sen ajan, jonka Noviaria käyttää asiointiin kyseisen verkkotunnuspäätteen hallinnoijan kanssa. Noviarian tehtäviin kuuluu sen välittämien verkkotunnusten voimassaoloaikojen uusimisen lisäksi myös verkkotunnusten haltijoiden postiosoitteiden ja sähköisten osoiterekistereiden sekä verkkotunnusten nimipalvelintietojen pitäminen ajan tasalla. Tämän nimikkeen hinta vaihtelee verkkotunnuspäätteen perusteella ja tämä nimike esiintyy aina edellisen, "Verkkotunnuksen rekisterimaksu" yhteydessä.
Tietoturvavarmenne
Niin kutsuttua SSL/TLS-varmennetta käytetään internetin yli kulkevan liikenteen salaukseen. Salauksen avulla varmistetaan, että ulkopuoliset eivät pääse käsiksi tietoihin, kun niitä siiretään. SSL/TLS-varmenne lisää myös esimerkiksi verkkokauppojen asiakasluottamusta. Tietyt sidosryhmät, kuten esimerkiksi maksuliikennetoimittajat, edellyttävätkin internetsivustoilta salauksen käyttöönottoa.
Suljetun palvelun uudelleenavaus
Noviaria hallinnoi yhteensä useita tuhansia eri palveluita lukuisissa eri järjestelmissä. Palveluiden maksutilannetta seurataan täten automatisoidusti taloushallinnan ohjelmistoilla. Mikäli johonkin palveluun ei laskun eräpäivään mennessä ole saatu suoritusta, lähetetään maksumuistutus 14 vuorokautta kyseisen laskun eräpäivän jälkeen. Maksuvaatimus lähetetään 28 vuorokautta kyseisen laskun eräpäivän jälkeen. Mikäli lasku on edelleen näitten huomautusten jälkeen suorittamatta, kytkeytyy palveluiden automaattikatkaisu päälle. Katkaisu tarkoittaa sitä, että asiakkaan maksamaton palvelu poistetaan järjestelmistä, jotta se ei kuluta resursseja. Asiakas saa palvelut uudelleen käyttöönsä suorittamalla erääntyneen laskun. Uudelleenavaus vaatii kuitenkin käsityötä, josta laskutetaan kulloinkin voimassaolevan hinnaston mukaisesti, kuten sekä maksumuistutuksessa että maksuvaatimuksessa viestitetään. Paras keino varmistaa palveluiden jatkuva toimitus on suorittaa laskut viimeistään kulloinkin asetettuna eräpäivänä. Koska laskun maksu voi viivästyä inhimillisistä syistä, toteutamme suljetun palvelun uudelleenavauksen omakustannushintaan.
Huoltotyöt asiakkaan toimitiloissa
Toimitusehtojemme mukaisesti tuntiveloituksella suoritettavat työt pyöristetään lähimpään varttituntiin. Itse paikan päällä suoritettavien asennus- ja/tai huoltotöiden lisäksi pitää laskulla myös kattaa sekä asiakkaan toimitiloihin käytetty matka-aika että mahdolliset asiaan liittyvät tukipalvelut kuten sähköpostitse tai puhelimitse toimitetut ohjeistukset ja konsultaatiot. Ellei toisin nimenomaisesti sähköisesti sovittu, vastaa Asiakas käyttämiensä laitteiden ylläpidosta omalla kustannuksellaan. Noviaria tarjoaa tarvittassa tukipalveluita, ja veloittaa tehtävistä töistä kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
Kysymyksiä ja vastauksia
Miten tilaan paperilaskun?
Noviaria toimittaa laskut ainoastaan sähköisesti ja paperisen laskun toimittaminen ei ole mahdollista. Sähköinen laskutus mahdollistaa sekä asiakkaan että toimittajan reskontran automatisoinnin, laskun toimituksen seurannan, vähentää näppäilyvirheitä ja säästää luontoa. Noviaria voi toimittaa laskut yhteen tai useampaan sähköpostiosoitteeseen PDF-muodossa, jolloin asiakkaaltamme ei vaadita verkkopankkisopimusta. Liki kaikki asiakkaamme haluavat laskunsa suoraan sähköpostiin tai verkkopankkiin, jolloin sekä myyjän että ostajan kannalta koko laskutusprosessia saadaan nopeutettua, kustannuksia alennettua, turhia välivaiheita karsittua ja näppäilyvirheitä vähennettyä. Sähköisesti toimitetun laskun jäljitettävyys on myös ylivertainen paperiseen laskuun verrattuna.
Havaitsin laskun sisällössä virheen, miten toimin?
Pyydämme ottamaan yhteyttä laskutusosastoomme laskuun merkityn huomautusajan puitteissa. Noviaria ei voi tehdä muutoksia laskun tietoihin, kuten eräpäivään, huomautusajan umpeuduttua.
Valitettavasti emme voi palvella laskutus- ja sopimusasioissa puhelimitse, koska emme äänitä puheluiden sisältöä. Laskutus- ja sopimusasioita käsitellessä tarvitsemme arkistoitavissa olevan kopion sovituista asioista, joten palvelemme näissä asioissa vain kirjallisesti sähköpostin ja muitten sähköisten palvelukanavien välityksellä.
Laskussa olevalla laskurivillä näkyy yhteensä-sarakkeessa pienempi hinta kuin á-hinta-sarakkeessa – mistä tämä johtuu?
Tuotteen tai palvelun maksu on alkanut tai päättynyt kesken laskutuskauden. Tässä tapauksessa laskulla näkyy pienempi summa kuin koko laskutuskaudelta normaalisti veloitettava summa. Noviaria käyttää pääasiassa tuntiveloitukseen perustuvaa laskutusta, jolloin pienissä, alle tunnin mittaisissa töissä, voi á-hinta olla suurempi kuin yhteensä-sarakkeen hinta.
Miltä Noviaria:n laskutusprosessi näyttää?
Noviaria:lla ei ole luonnollisia henkilöitä luomassa myyntilaskuja. Järjestelmämme on täysin automatisoitu, jolloin erillistä myyntilaskujen käsittelijää ei tarvita. Laskutusprosessimme toimii yksinkertaistettuna niin, että sisäiseen työaikakirjausjärjestelmäämme kirjatut työtunnit hyväksytetään projektikohtaisesti esimiehillä viikoittain, jonka yhteydessä asiakkaalle muodostetaan ja lähetetään tuntiperusteinen lasku ja työntekijöille kirjataan tuntiperusteista palkkakertymää, joka puretaan heille tavanomaiseen tapaan.
Olen saanut maksumuistutuksen, miten toimin?
Maksunvalvontamme on automatisoitu, ja maksumuistutuksen suorittaminen mahdollisimman pian varmistaa, että palvelunne pysyvät toiminnassa. Maksumuistutuksen maksusta ei erikseen tarvitse olla yhteydessä.