Kuinka monelle toimittajalle IT-infra kannattaa jakaa?

Pienissä ja suuremmissakin yrityksessä työpanos ohjautuu usein muualle kuin IT-infrastruktuurin ylläpitoon. IT-infrastruktuuri kannattaakin usein ulkoistaa, jotta voi keskittyä ydinliiketoimintaansa. Mutta kuinka monta toimittajaa tarvitaan IT-infran ylläpitoon ja miten IT:n osa-alueet kannattaa jakaa?

Liian monelle toimittajalle jaettu IT-infra ei säästä aikaa. Päin vastoin, koordinointi usean palveluntarjoajan kesken vie usein turhaa työaikaa, ja aiheuttaa ennen kaikkea ongelmallisuuden, että kukaan ei vastaa IT-arkkitehtuurin kokonaiskuvasta.

Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että jos yrityksenne on kooltaan kymmenen henkilöä, tulisi toimittajia olla korkeintaan neljä.

Välttäkää näitä

Tyypillisiä esimerkkejä, jotka johtavat heikkoon integraatioon:

• Laitteet ja käyttöjärjestelmät eri toimittajilta. Käyttöjärjestelmät ovat hyvin sidottuja alla olevan laitteiston ominaisuuksiin. Väärä käyttöjärjestelmä ei käynnisty, jos sitä yritetään ajaa yhteensopimattomalla laitteistolla. Joskin teknisesti mahdollista, ei liki kukaan osta esim. älypuhelinta asentaakseen siihen erillisen käyttöjärjestelmän.
• Käyttöjärjestelmät ja lisenssit eri toimittajilta. Tässä pätee sama ongelmallisuus kuin edellisessä kohdassa, ohjelmistojen tulee olla tietylle käyttöjärjestelmälle suunniteltuja ja erityisesti raskaat ohjelmistot asettavat vaatimuksia alla olevalle laitteistolle mm. muistin määrän sekä tallennustilan koon ja nopeuden suhteen.
• Laitteiden tuki ja huolto eri toimittajilta.
• Liian monia alustoja. Android, iOS, Windows ja Mac saman katon alla? Mahdollista, mutta huomioikaa, että monen alustan ylläpito vie paljon enemmän resursseja kuin yhden. Tietojen siirto järjestelmästä toiseen ei välttämättä ole aina suoraviivaista, koska mm. tallennusmuodot ovat erilaiset järjestelmien välillä.
• Heikosti tuetun alustan valinta. Hyvänä esimerkkinä esim. Nokian taannoinen Windows Phone-alusta, jonka markkinaosuus oli suhteessa hyvin pieni ja ohjelmistotarjonta tästä syystä suppeaa. Alustan tuki lakkautettiinkin vain muutaman vuoden jälkeen ja vaikka laitteet olisivatkin olleet teknisesti toimivia, ei niihin enää saanut päivityksiä tai uusia ohjelmia ja ne integroituivat huonosti muihin alustoihin.

Vinkit

Mikäli yrityksenne on pienikokoinen, eikä sisällä omaa IT-osastoa tai IT-asioista teknisesti osaavaa henkilöä, voitte harkita seuraavanlaista jakoa eri palveluntarjoajien välillä;

• Työvälineet: Hankkikaa laitteet, käyttöjärjestelmät, lisenssit, huolto ja tuki niille yhdeltä toimittajalta leasingillä. Näin toimittaja tietää, mitä ohjelmia tarvitsette liiketoiminnassanne ja osaa toimittaa niille taatusti yhteensopivat käyttöjärjestelmät ja laitteistot. Leasing-sopimus saattaa olla kalliimpi kuin kaikkien osa-alueiden hankkiminen erikseen, mutta vastaavasti säästää paljon aikaa, joka muussa tapauksessa kuluisi eri komponenttien integroimiseen keskenään.
• Internet- ja puhelinliittymät: Internetliittymät ovat verrattain edullisia, ja niitä kannattaa olla kahdelta eri toimittajalta. Hyvän vikasietoisuuden saa jo, kun hankkii esim. kiinteän laajakaistan yhdeltä toimittajalta ja mobiililaajakaistan toiselta toimittajalta. Asentamalla päätelaitteen, joka osaa vaihtaa liittymien keskellä katkosten sattuessa vähentää teknisten ongelmien vaikutusta päivittäiseen liiketoimintaan.
• Internetviestintä: esim. sähköposti, pilvipuhelinvaihteet ja pikaviestimet.
• Internetsivut: Hankkikaa graafinen suunnittelu ja tekninen toteutus eri toimittajilta, ellette käytä palveluntarjoajaa, jolla on monialatoimintaa ja useita eri henkilöitä projektin parissa. Hyvä ohjelmoija on harvoin hyvä visuaalinen suunnittelija ja päin vastoin - molemmat työt ovat täysin omaa osaamistaan vaativat alat.

Huomioikaa riskit

• Kaikkien palveluiden keskittäminen vain yhdelle toimijalle on harvoin järkevää. Tällöin koko yrityksenne on riippuvainen yhdestä toimittajasta ja sen toimivuudesta.