Vinkit onnistuneeseen IT-siirtoon

Välillä tulee tilanteita, joissa IT-palveluntarjoajaa halutaan vaihtaa. Syyt voivat olla monet; esim. hinnoittelu, palveluiden laatu, laajuus tai sijainti. Siirron kohteena voi olla esimerkiksi verkkotunnus, internetsivusto, nimipalvelu, pilvitallennustila, sähköpostijärjestelmä, näistä koostuva laajempi kokonaisuus tai mikä tahansa muu internetin yli toimitettava järjestelmä.

Saumattomat siirrot järjestelmien välillä ovat yksi nykymuotoisen IT:n vaikeimmin toteutettavista tavoitteista. Koska jokainen siirtoprojekti eli nk. migraatio on erilainen, vaativat ne äärimmäisen tarkkaa suunnittelua ennen toteutusta. Tässä esitetty vinkkirunko ei korvaa migraatiosuunnitelmaa, mutta voi auttaa välttämään yleisimpiä sudenkuoppia. Tämä ohje ei ole suositus toteuttaa IT-siirto millään erityisellä tapaa.

Epäonnistunut IT-siirtoprojekti voi pahimmillaan aiheuttaa päivien tai peräti viikkojen katkoksia palveluihin, tai huonoimmassa tapauksessa tietojen pysyvää menetystä. Siirtoprojektit epäonnistuvat tilastojen perusteella yleisimmin seuraavista syistä:

1. Puutteellinen suunnitelma
2. Puutteellinen tiedottaminen ja viestintäkatkokset
3. Puutteellisesti määritellyt vastuualueet
4. Epämääräinen aikataulutus ja kiireen aiheuttamat virheet
5. Virheelliset asetukset
6. Yhteensopivuusongelmat

Noviarian rooli

Noviaria voi toimia joko vastaanottavana palveluntarjoajana, poistuvana palveluntarjoajana tai kolmannen osapuolen konsulttina. Mikäli Noviaria toimii vastaanottavana palveluntarjoajana, kuuluu siirtoprojekti palveluiden avausmaksun hintaan. Muussa tapauksessa veloitamme kulloinkin voimassa olevan palvelu- ja tuntityöhinnastomme mukaisesti.

1. Aloitustapaaminen: kutsu koolle kaikki edustajat

Siirtoprojekti epäonnistuu usein jo alkumetreillä, jos kaikkia osapuolia ei ole kutsuttu yhteiseen suunnittelupalaveriin. Yhteisen kuvan muodostamiseksi on tärkeää kutsua koolle ainakin;

• Vastaanottavan palveluntarjoajan tekninen yhteyshenkilö
• Poistuvan palveluntarjoajan tekninen yhteyshenkilö
• Suuremmissa projekteissa: sekä vastaanottavan että poistuvan palveluntarjoajan projektipäälliköt
• Asiakkaan tekniikasta vastaava edustaja (jos olemassa)
• Palveluita käyttävä henkilö asiakkaan puolelta

Varmista, että kaikille osapuolille on toimitettu vähintään;

• Yhteyshenkilöt: ainakin suorat puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet, ajat jolloin he ovat tavoitettavissa, sekä erittelyt vastuualueista ja rooleista. Internetala on äärimmäisen tekninen. Suosittelemme siksi vahvasti, että asiakas itse ei ota projektin vetovastuuta, mikäli hänellä ei ole internetalan teknistä kokemusta, vaan sen sijaan tilaa projektipalvelut joko Noviarialta tai toiselta internetin arkkitehtuuripalveluita tuottavalta toimijalta.
• Aikataulu: sisältäen vähintään siirtoprojektin kaavaillut aloitus- ja päättymispäivät, sekä erittelyn jokapäiväisistä siirtotöistä per toteuttava osapuoli ja kaikki kaavaillut yliheittoajat. Valitusta siirtotavasta riippuen on mahdollista, että siirtoprojektin tietyissä vaiheissa palveluita ei voi käyttää, joten on olennaista että palveluiden käyttäjä tiedottaa henkilökuntaansa ja tarvittaessa asiakkaitansa mahdollisista käyttökatkoksista. Siirtoprojektit kannataakin täten ajoittaa sellaisiin hetkiin, jolloin palveluiden käyttö on vähäistä ja em. yhteyshenkilöiden tavoitettavuus on hyvä. Täten kannattaa erityisesti välttää aikoja, jolloin on joko yleisiä pyhäpäiviä tai liiketoiminnan korkeasesonki. Tälläisiä vältettäviä aikoja voivat olla esim. juhannus, joulu, vuodenvaihe sekä asiakkaan liiketoiminnasta johtuvat syklit kuten esim. myyntikampanjat tai ajat jolloin henkilöstössä on suuria muutoksia tai henkilöstövaje.
• Tekninen projektikuvaus: mm. millä tekniikoilla siirto toteutetaan, mikä on siirtoprojektin laajuus (esim. siirretäänkö kaikki palvelut vai ainoastaan osa niistä toiselle palveluntarjoajalle), nykyinen arkkitehtuuriratkaisu sekä tavoitteena oleva arkkitehtuuriratkaisu.

Joskus esiintyy kuitenkin tilanteita, joissa kaikkia osapuolia ei voida kutsua koolle. Näitä voivat olla esim. palveluntarjoajan liiketoiminnan päättyminen, epäillyt väärinkäyttötapaukset tai jos luotto poistuvaan toimittajaan on menetetty. Tällöin suosittelemme toteuttamaan siirtoprojektin nopeutetulla aikataululla ja tarvittaessa vaivihkaa esim. erityisillä datan palautus- ja siirtotekniikoilla. Myyntimme antaa mielellään lisätietoja myös näistä erityistapauksista.

2. Varmista verkkoyhteydet

Varmista, että järjestelmien välillä voidaan siirtää haluttu tieto ongelmitta;

• Hanki verkkotunnusten siirtoavaimet tarvittaessa ja hyvissä ajoin ennen kaavailtuja siirtotöitä. Tämä tulee kysymykseen esimerkiksi verkkotunnuksen välittäjää vaihdettaessa. Mikäli verkkotunnuksen voimassaoloaikaa on jäljellä vain vähän (yleensä alle kuukausi), on se yleisesti ottaen uusittava ennen siirtoprojektin aloittamista, josta aikaisempi palveluntarjoajanne tyypillisesti veloittaa oman hinnastonsa mukaisesti. Huomioi myös, että siirtoavaimilla on usein voimassaoloaika, jonka puitteissa siirto on toteutettava.
• Pyydä palomuuriavaukset tarvittaessa ja hyvissä ajoin ennen kaavailtuja siirtotöitä.
• Varmista siirtorajoitukset: siirtoprojektien aikana siirretään usein suuria määriä dataa lyhyessä ajassa. Varmista, että sekä lähettävällä että vastaanottavalla osapuolella ei ole rajoituksia datasiirron suhteen projektin aikana, tai että ne on asetettu tarpeeksi korkealle tasolle. Huomioi, että dataa voi olla tarve kopioida useaan kertaan ja että datan siirtomäärä on näin ollen moninkertainen järjestelmän viemään tallennustilaan verrattuna!

3. Ota varmuuskopiot

On erittäin tärkeää pitää siirrettävästä datasta vähintään kolme täydellistä kopiota - yksi vanhalla palveluntarjoajalla, yksi uudella palveluntarjoajalla ja vähintään yksi varmuuskopio. Täydellinen varmuuskopio on luotava poistuvan palveluntarjoajan datasta ennen siirtoprojektin aloittamista ja säilytettävä erillään siirrettävistä järjestelmistä.

4. Siirto: kopioi, älä siirrä

On olennaista tehdä kopio siirrettävästä datasta, eikä siirtää tietoja. Siirtäminen tuhoaa yhden kopion datasta, joka ei ole toivottua tässä vaiheessa siirtoprojektia, koska se estää helpon paluun vanhoihin järjestelmiin siirtoprojektin mahdollisesti epäonnistuessa.

5. Testaa

Tähän tarvitaan kaikkia osapuolia! Erityisen tärkeää on että asiakas testaa kaikki järjestelmänsä, myös sellaiset, jotka eivät suoraan liity siirrettäviin järjestelmiin, mutta saattavat riippua niistä. Esimerkkinä tästä voi olla esim. verkkosivuston toimivuuden testaaminen, kun sähköpostin palveluntarjoajaa on vaihdettu.

Testausta kannattaa tehdä kattavasti eri laitteilla, käyttäjillä, vuorokauden aikoina ja viikonpäivinä. Testaamisen vastuualueet kannattaa määritellä ja jakaa eri toimijoiden kesken, esimerkiksi palveluiden käyttäjä voi testata tyypillisiä työtapojaan ja järjestelmätoimittajat voivat ajaa automatisoituja testejä alla oleville tietojärjestelmille.

6. Muista irtisanomiset

Useimmat palveluntarjoajat, Noviaria mukaan lukien, eivät voi poistaa asiakasdataa ilman kirjallista irtisanomisilmoitusta, jolloin pelkkä datan siirtäminen pois järjestelmästä ei päätä sopimusta. Irtisanomisilmoitus kannattaa toimittaa vasta, kun poistuva palveluntarjoaja kuittaa että palveluita ei enää ole käytössä ja kun uusi palveluntarjoaja kuittaa, että palvelut toimivat kuten tilattu. Tällä menettelyllä pienennetään käyttökatkosten riskiä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että siirtoprojektin aikana esiintyy päällekkäisiä kuluja järjestelmien ylläpidosta, jotka kannattaa huomioida budjetoinnissa.

7. Päätä siirtoprojekti

Pyydä kuittaus, että poistuva palveluntarjoaja on katkaissut palvelut ja että asiakasdatanne on tietoturvallisesti poistettu heidän järjestelmistään. Tällä estetään virhetilanteita, koska ristiriitaisten palveluasetusten olemassaolo usealla toimittajalla ei ole teknisesti toimiva ratkaisu ja saattaa aiheuttaa vaikeasti todettavia vikoja, kuten että osa sähköposteista ohjautuu väärään järjestelmään tai että internetsivuista latautuu satunnaisesti vanha versio.

Mikäli aikaisemmalle toimittajalle ei jää muita palveluita, voit halutessasi soveltaa GDPR-oikeuksia ja pyytää heitä poistamaan tiedot myös asiakasrekisteristään.

Kohdassa kolme luotu erillinen varmuuskopio voidaan poistaa, mikäli uusi varmuuskopiointijärjestelmä on käytössä ja varmuuskopion säilytyskululta halutaan välttyä.

Siirtoprojektit paljastavat usein heikkouksia prosesseissa ja organisaation viansietokyvyssä. Näiden parantamiseen kannattaa tehdä jatkosuunnitelmat. Noviaria ja sen kaltaiset strategista ja teknistä internetarkkitehtuuria suunnittelevat toimijat auttavat mielellään suunnittelussa ja sen toteutuksessa.