Yleisiä harhakäsityksiä sähköpostista

Oikaistaan aluksi muutama yleinen harhakäsitys nykymuotoisesta sähköpostista.

Sähköposti on reaaliaikainen

Nykyaikainen sähköposti on totuttu näkemään nopeana tapana lähettää viestejä. Reaaliaikainen viestintäkanava se ei kuitenkaan ole, vaikka sitä joskus virheellisesti reaaliaikaisena markkinoidaankin.

Osa sähköpostitoimittajista soveltaa roskapostin vähentämiseksi nk. Greylisting-tekniikkaa, joka tarkoituksella lisää viivettä sisääntulevien sähköpostien toimitukseen. Viive on usein vähintään 15 minuuttia, joskus jopa tunteja. Noviarian tutkimusten perusteella Greylisting-tekniikkaa sovelletaan usein väärin ja edes oikein asetettuna se ei tuo kuin marginaalista hyötyä roskapostiongelmaan. Kyseisestä tekniikasta on usein enemmän haittaa kuin hyötyä, ja Noviarian tarjoamat sähköpostipalvelut ovat vapaita tästä tekniikasta, koska uskomme, että sähköpostiliikenteen ei tarvitse olla nykyistä hitaampaa.

Sähköposti on joka tapauksessa väärä viestintäkanava, kun tarkoituksena on reaaliaikainen viestintä. Noviaria tarjoaa välineet yrityksen sisäiseen reaaliaikaiseen viestintään. Esimerkiksi Matrix on suosittu alusta, jonka avulla on mahdollista toteuttaa sekä reaaliaikaiset viestit että internetin yli kulkevat ääni- ja videopuhelut. Matrix voidaan asentaa myös turvallisesti yrityksen omaan verkkoon ja yksityiseen verkkoon esim. VPN-yhteyden taakse, jolloin se ei ole avoinna koko internetin laajuudella.

Sähköpostiviestien järjestys on taattu

Vaikka sähköpostiviestit saapuvat usein vastaanottajalle samassa järjestyksessä kuin ne on lähetetty, ei tästä kuitenkaan ole mitään takeita. Sähköposti ei näin ollen sovellu viestintään, jossa on tärkeää että viestit saapuvat vastaanottajalle lähetysjärjestyksessä.

Nykyaikainen sähköposti on erittäin turvallinen

Sähköposti itsessään on jo ikääntynyt teknologia, eikä siihen alun perin ole rakennettu sisään minkäänlaista salausta. Perusmuotoista sähköpostia kannataakin verrata postikortin lähettämiseen, jossa kaikki sitä käsittelevät tahot kuten välityspalvelimet ja sähköpostitoimittajanne voivat halutessaan lukea siihen kirjoitetun viestin.

Jo 1990-luvulla on kehitetty luotettava salausmenetelmä nimeltään PGP, jonka avulla sähköpostiviestejä on mahdollista salata nk. päästä-päähän salauksella. Jatkaen samaa ajatusleikkiä, voitaisiin tätä kuvitella tilanteena, jossa postikorttiin kirjoitettu viesti on kirjoitettu salakielellä. Kaikki postikorttia käsittelevät tahot näkevät viestin, mutta eivät saa siitä selvää ilman salauksen purkamiseen tarvittavaa avainta.

Valitettavasti PGP- tai GPG-salaus ei ole kytkettynä päälle oletusarvoisesti, mutta Noviaria toteuttaa teille mielellään tietoturvallisen sähköpostiratkaisun.

Sähköposti sopii myös suurien liitetiedostojen lähettämiseen

Vaikka teknisesti on mahdollista lähettää suurikokoisiakin (esim. yli 100Mt) liitetiedostoja sähköpostissa, on se ikääntyneen tekniikkansa johdosta hidasta ja tarpeettomasti tallennustilaa vievää. Parempi ratkaisu tiedostojen jakamiseen on moderni pilvipalvelu tai verkkolevy, jonka kautta tiedostoja voidaan jakaa sekä yrityksen sisällä että sidosryhmille. Noviaria auttaa teitä mielellään valitsemaan oikeat pilvitallennusratkaisut tarpeisiinne.

* Tämä artikkeli sisältää linkkejä kolmannen osapuolen palveluihin. Noviaria ei ylläpidä näitä palveluita, ei vastaa niissä olevien tietojen oikeellisuudesta, eikä tee minkäänlaisia takuita niiden soveltuvuudesta, toimivuudesta, tietoturvasta tai käytettävyydestä. Kolmannet osapuolet veloittavat palveluistaan kulloinkin voimassa olevien hinnastojensa mukaisesti.