Miksi ilmaissähköpostin yrityskäyttö ei kannata?

Ilmaisen sähköpostitarjoajan käyttäminen on aloittavalle yritykselle erinomainen tapa päästä nopeasti alkuun, esim. uutta yritystä perustettaessa. Niihin liittyy kuitenkin useita ongelmia, joita ei tule ajatelleeksi. Koska sähköpostin ylläpitäminen on nykyisin hyvinkin edullista, on ilmaisen sähköpostin käyttäminen yritykselle useimmiten väärä paikka säästää. Käymme tässä läpi muutamia teknisiä ja liiketoiminnallisia syitä, miksi ilmaisen sähköpostitarjoajan käyttäminen yritykselle ei pitkällä tähtäimellä ole järkevää.

1. Menetetty markkinointimahdollisuus

Useimmille yrityksille ei tulisi mieleen käyttää omille internetsivuilleen ilmaista osoitetta kuten www.esimerkkipalveluntarjoaja.fi/asiakkaat/~niilon_firma siitä yksinkertaisesta syystä, että se on markkinointikatastrofi. Osoite on liian pitkä eli suorastaan kiusaa mobiilikäyttäjiä pienillä näppäimistöillään eikä se ole mieleenpainuva. Tästä samasta syystä ei kannata käyttää sähköpostiosoitetta, joka ei vahvista yrityksenne olemusta. Joka kerran kun asioitte sähköpostitse jonkun kanssa, vahvistatte oman yrityksenne brändiä.

Ilmaissähköpostipalveluiden suosion takia täsmälleen haluamaansa osoitetta on hankala varata. Kumpi osoite on asiakkaalle mieleenpainuvampi, [email protected] vai [email protected]? Jälkimmäinen vahvistaa jonkun muun yrityksen brändiä eikä asiakas voi muistaa sitä päästä. Sama pätee yleisempään kaavaan [email protected] tai [email protected] - muistaako asiakas todellakin, kummin päin yrityksen nimi ja henkilön nimi ovat, onko välissä piste tai väliviiva?

2. Sähköpostiosoite ei ole yrityksenne omistuksessa

Internetin toimintaperiaatteista johtuen ette omista verkkotunnusta, joka on ilmaissähköpostipalvelun loppuosa, eli sähköpostiosoitteen @-merkin jälkeinen osa. Tätä verkkotunnusta hallinnoi yksinomaan sähköpostin palveluntarjoaja, joka voi tehdä muutoksia siihen mielensä mukaan, ml. lakkauttaa palvelun. Tästä syystä sähköpostiosoite ei ole siirrettävissä toiselle palveluntarjoajalle.

Mitä tapahtuukaan kun syystä tai toista menetätte ilmaissähköpostiosoitteen hallinnan? Kaikki osoitekirjat, käyntikortit, teippaukset, kirjepohjat, markkinointimateriaali yms. joissa osoite esiintyy pitää tehdä uudestaan, puhumattakaan siitä, että osoite saattaa olla tallennettuna lukuisten asiakkaiden osoitekirjoihin, jolloin asiakkaat lähettävät viestejä saavuttamattomaan osoitteeseen!

Sen sijaan mikäli yrityksenne käyttöön rekisteröitäisiin oma verkkotunnus kuten yritys.fi, voi kaikki sen alle luodut sähköpostiosoitteet siirtää tarpeen tullen toiselle palveluntarjoajalle, ilman että sähköpostiosoitteita tarvitsee vaihtaa.

Tämä riski ei ole hypoteettinen - esim. pelkästään vuonna 2019 arvioidaan, että yli viisi miljoonaa Gmail:n käyttäjää menettivät teknisen vian seurauksena pääsyn sähköpostiinsa. Vuonna 2013 suosittu ilmaissähköpostitarjoaja Lavabit lakkautti toimintansa äkillisesti ja yli 350.000 käyttäjää menettivät sekä sähköpostiosoitteensa että sähköpostiviestinsä lopullisesti. Nämä ovat vain yksittäisiä esimerkkejä, ja todellinen kadonneiden sähköpostiosoitteiden ja -viestien määrä on valtavan paljon suurempi.

Tästä samasta syystä kannattaa välttää kaikkein edullisimpia maksullisia sähköpostipalveluntarjoajia, jotka luovat sähköpostiosoitteita oman verkkotunnuksensa alle. Mikäli tämän tyylinen yritys lopettaa toimintansa, lakkaavat myös teidän yrityksenne sähköpostit toimimasta.

3. Palvelun laatu saattaa olla ajoittain heikko

Koska ilmaissähköpostitarjoajat eivät tyypillisesti anna minkäänlaisia lupauksia palvelun laadusta, ovat sähköpostien tilapäiset toimitusongelmat yleisiä vikoja näissä palveluissa. Tämä on usein seurausta siitä, että palveluja ei ole varmennettu tai kahdennettu, jolloin niissä on useita yksittäisiä pisteitä, jotka vikaantuessaan estävät palvelun käytön. Syy tähän on yksinkertainen: palvelun laadun varmentaminen esim. useiden vikasietoisten reittien kautta on palvelun tuottajalle kallista eikä varmistuksia näin ollen ilmaispalveluissa useinkaan toteuteta.

Ilmaissähköpostit toimivat usein myös koekenttänä uusille toiminnallisuuksille, jotka testausvaiheessa voivat aiheuttaa vikoja. Sähköpostipalveluita kuten muutakin ohjelmistoa kehitettäessä on hyödyllistä testata uusia toiminnallisuuksia oikeilla käyttäjillä, jotta saadaan selvitettyä, miten ne toimivat oikeassa maailmassa verrattuna ohjelmistokehitysympäristöön. Tässä tapauksessa ilmaissähköpostin käyttäjä joutuu valitettavasti koekaniinin rooliin.

Haluatteko todella ottaa riskin että sähköpostit eivät mene eteenpäin siinä vaiheessa, kun asiakas odottaa saavansa tarjouksen pian?

Sama pätee myös sisääntulevien sähköpostien toimitettavuuteen. Ilmaissähköpostitarjoajat toimivat yleisesti "best effort"-palvelutasolla, tarkoittaen, että palvelun tavoitettavuudesta ei tehdä minkäänlaisia takuita ja että se voi olla pitkiäkin aikoja pois käytöstä ilman eri syytä.

4. Tekninen tuki on olematonta

Ilmainen hinta tarkoittaa yleensä, että jostain on pakko tinkiä. Kuten aikaisemmin todettu, on palvelun teknisestä laadusta usein tingitty, mutta vielä yleisempää on että teknisestä tuesta tingitään. Tekninen tuki on yksi aikavievimmistä sekä täten yksi kalleimmista asioista toteuttaa IT-palveluntarjoajille. Ilmaissähköpostiin kuuluu usein hyvin rajattu tekninen tuki, jos ollenkaan. Rajattu tuki saattaa kokemusten perusteella toimia peräti viikkojen viiveellä.

Teknisten ongelmien ratkominen vaatii aina syvällistä ammattitaitoa ja laajaa tietämystä IT-järjestelmistä. Esimerkiksi toimitusongelmien ratkominen saattaa olla hyvinkin monimutkaista, koska sähköpostijärjestelmät koostuvat useista eri toisiinsa yhdistetyistä komponenteista, joiden tulee toimia saumattomasti yhteen. Kokemus on osoittanut, että ilmaissähköpostitarjoajat usein tarjoavat vain ensimmäisen tukitason, tarkoittaen perustason tukea - kokeneimpiin IT-teknikoihin saattaa olla mahdotonta saada yhteyttä.

5. Onhan sähköpostinne yksityisyys suojattu?

Gmail on tunnetusti luonut massiivisen tietokannan käyttäjiensä sähköpostiviestien sisällöistä, joissa olevia tietoja on käytetty markkinoinnin kohdentamiseen. Vaikka Gmail väittää että tämä käytäntö ei enää ole voimassa, saattaa se hyvinkin olla käytössä muilla palveluntarjoajilla. Vaikka prosessi on automaattinen, eli ihmiset eivät lue sähköpostejanne, on se silti huolestuttavaa, koska se tarkoittaa paitsi sitä, että jokaisesta käyttäjästä on luotu käyttäytymisprofiili, mutta myös sitä, että osia sähköpostien sisällöistä löytyy tietokannoista, joihin sähköpostin käyttäjä ei mitenkään voi vaikuttaa.

6. Onhan sähköpostinne tietoturvallinen?

Useimmat sähköpostin palveluntarjoajat säilyttävät sähköpostiviestejänne selkokielisenä, tarkoittaen, että palvelutarjoajan henkilökunnalla sekä heidän teknisillä toimittajillaan on tarvittaessa pääsy lukemaan sähköpostejanne. Vaikka tämä on useimmissa maissa lain vastaista, ei kaikissa maissa ole urkinnan vastaisia lakeja eikä pelkkä lakikaan tietenkään estä väärinkäyttöä.

Vuonna 2020 on edelleen toiminnassa useita ilmaisia ja peräti maksullisia palveluntarjoajia, jotka eivät tue salausta. Missään tapauksessa ei tule maksaa sähköpostipalvelusta, joka ei tue salausta. Varoitusmerkkejä ovat lauseet kuten "salausta ei tule käyttää", "SSL ei ole tuettu", "TLS pitää olla kytkettynä pois".

Ettehän lähettäisi yrityssalaisuuksia postikortille kirjoitettuna, joten miksi toimisitte niin internetissä? Salauksen puuttuminen tarkoittaa nimenomaisesti sitä, että kaikki matkan varrella olevat laitteet ja henkilöt voivat halutessaan paitsi lukea sähköpostiviestien sisällön, myös saada helposti selville sähköpostitilinne salasanan.

7. Onhan sähköpostinne varmuuskopioitu?

Useimpia ilmaissähköposteja luetaan selaimen kautta. Mitä tapahtuukaan, kun ilmaissähköpostitarjoajaan osuu odottamaton vikatilanne tai huoltokatko, eikä internetsivu olekaan saatavilla? Yrityksesi sähköpostit eivät ole luettavissa.

Ilmaissähköpostitarjoajat tyypillisesti eivät anna minkäänlaisia lupauksia sähköpostiviestien säilyvyydestä, tarkoittaen, että niistä ei välttämättä säilytetä useampaa kopiota. Sähköpostiviestinne voivat siis vikatilanteen, ilkivallan tai puhtaan vahingon seurauksena hävitä kokonaan ilman sen suurempia seuraamuksia palveluntarjoajalle.

8. Yrityksen arvojen jalkauttaminen

Vaikka ilmaissähköpostia käytettäisiin vain yrityksen sisäiseen kommunikointiin, antaa se silti vääränlaisen signaalin yrityksen työntekijöille - signaali on tietenkin se, että yritys ei itsekään usko brändiinsä tai että yritys ei ole sitoutunut jalkauttamaan arvojansa. Noviarian Q2/2020 teettämän tutkimuksen mukaan (n=87) ilmaissähköpostin käyttäminen henkilöstölle antaa työnantajasta vaikutelman että työvälineisiin ei panosteta, että työnantaja säästää väärässä paikassa tai että yritys nähdään peräti pihinä.

Yhteenveto

Noviaria suosittelee vahvasti, että ilmaissähköposteja ei lainkaan käytettäisi yrityksen sähköpostina, ainakaan yrityksen ainoana sähköpostina.

Yhteenvetona voidaan sanoa, että ilmaissähköpostin käyttäminen soveltuu vain tilanteisiin, joissa:

• viestintä ei ole aikakriittistä, eli viestin perillemenon viivästyminen ei aiheuta haittaa tai että viestejä ei tarvitse päästä lukemaan kaikkina aikoina.
• on valmis hyväksymään, että kaikki viestit eivät välttämättä tule tai mene perille ilman eri syytä.
• tallennetut viestit on valmis menettämään, eli että ne eivät sisällä mitään tärkeää tietoa, jota pitäisi myöhemmin palauttaa.
• sähköpostiosoitteen on valmis menettämään. Koska useat verkkopalvelut vaativat rekisteröitymistä sähköpostiosoitteen avulla, tarkoittaa tämä myös, että pääsyn näihin palveluihin on valmis menettämään tai että kyseistä sähköpostiosoitetta ei käytetä palveluihin rekisteröitymiseen.
• pärjää ilman teknistä tukea vikatilanteissa, eli on joko itse teknisesti osaava ratkomaan ongelmatilanteita tai että on valmis odottamaan jopa viikkoja ongelman korjaamiseksi.
• sähköpostiosoite onkin luotu vain tilapäistä käyttöä varten.

Vaihtoehdot ilmaissähköposteille

Kuten aikaisemmista huomioista voidaan todeta, saattaa ilmaissähköpostipalvelun käyttämisen todellinen hinta muodostua hyvinkin korkeaksi. Äkillinen sähköpostikirjeenvaihdon tai ilmaissähköpostitarjoajalle tallennetun asiakasrekisterinä käytetyn osoitekirjan häviäminen voi asettaa yrityksen peräti konkurssiuhan alle, kun toimintaa ei voida jatkaa tavalliseen tapaan. Imagotappiota lukuun ottamatta, onko yrityksenne todella valmis ottamaan edellä mainittuja riskejä, vain säästääkseen edullisimmillaan muutaman kymmentä euroa vuodessa?

Noviaria voi tarjota teille ratkaisua, jossa voitte edelleen käyttää omaa ilmaissähköpostipalveluanne, mutta omistamanne verkkotunnuksen kautta. Tällöin lievennätte riskiä osoitteen menettämisestä ja saatte laajemman teknisen tuen, mutta kaikki muut ilmaissähköposteihin liittyvät haitat pysyvät.

Noviaria tarjoaa tietenkin mielellään myös yrityskäyttöön soveltuvia, kattavia sähköpostipalveluita.

Mikäli yrityksenne kuitenkin välttämättä haluaa käyttää ilmaissähköpostia, kannattaa valita luotettava, tietoturvallinen ja teknisesti edistynyt alusta, kuten esim. sveitsiläinen Protonmail.^*

* Tämä artikkeli sisältää linkkejä kolmannen osapuolen palveluihin. Noviaria ei ylläpidä näitä palveluita, ei vastaa niissä olevien tietojen oikeellisuudesta, eikä tee minkäänlaisia takuita niiden soveltuvuudesta, toimivuudesta, tietoturvasta tai käytettävyydestä. Kolmannet osapuolet veloittavat palveluistaan kulloinkin voimassa olevien hinnastojensa mukaisesti.